Perbaikan Proses Bisnis – 1

KERANGKA PENANGANAN MASALAH BISNIS

Untuk berhasil dalam bisnis, masalah adalah tantangan yang harus diatasi. Setiap organisasi bisnis hampir pasti selalu berhadapan dengan berbagai permasalahan. Sebagian gagal menghadapinya, namun tidak sedikit yang mampu mengatasi dan bahkan menjadikan berbagai permasalahan sebagai momentum untuk berkembang lebih cepat dan tangguh pada masa yang akan datang. Berbagai pengetahuan dan teknologi yang ada sekarang dalam dunia bisnis merupakan akibat dari masalah – masalah bisnis yang pernah ada. Masalah – masalah tersebut telah mendorong para pelaku bisnis untuk mengerahkan kemampuan terbaiknya guna menemukan pendekatan, cara dan alat untuk mendapatkan solusi.

Masalah Bisnis

Berikut ini adalah peringkat 10 besar domain masalah bisnis berdasarkan survey terbaru dari BMGI, salah satu firma konsultan manajemen internasional.

  1. Ketidakpastian

Situasi Politik, ekonomi, hukum, sosial, budaya, keamanan dan kondisi alam merupakan faktor yang erat kaitannya dengan kondisi bisnis. Perubahan – perubahan yang cepat, dratis dan tidak terduga pada berbagai situasi tersebut tentunya dapat menyebabkan ketidakpastian pada kondisi bisnis. Dengan demikian, pada situasi seperti ini amatlah sulit bagi perusahaan menyusun rencana ataupun strategi jangka panjang yang ideal. Padahal, untuk dapat berkembang dan bertahan dalam waktu yang cukup lama di dunia bisnis, perusahaan membutuhkan kondisi yang cukup stabil guna memproyeksikan target bisnis jangka panjangnya. Masalah yang harus dihadapi dalam kondisi yang penuh ketidakpastian adalah bagaimana menyiapkan rencana jangka panjang yang adaptif terhadap perubahan dan menyiapkan rencana – rencana kontijensi jangka pendek dalam mengimplementasikan rencana jangka panjang yang telah disusun.

  1. Globalisasi

70% CEO dari 500 perusahaan TOP Fortune menyatakan sangat peduli terhadap masalah globalisasi. Dalam pengertian yang paling sederhana, globalisasi merupakan sesuatu yang “mendunia” dalam waktu singkat. Misalnya globalisasi ekonomi dan globalisasi budaya, dapat dipahami sebagai kondisi ekonomi dan budaya yang dalam waktu singkat berdampak ke seluruh atau sebagian besar masyarakat dunia. Bagi organisasi bisnis, kondisi ini dapat memberikan efek ganda, yaitu potensi peluang yang sangat dahsyat atau sebaliknya potensi ancaman yang juga sangat berbahaya. Peluang bisnis dapat muncul dari potensi pasar global atau konsumen global, sekaligus juga memberikan tantangan atau permasalahan bagi organisasi, yaitu bagaimana mengembangkan produk dan jasa yang dapat memenuhi selera global (yang berubah demikian cepat dan sangat beragam), dan sanggup berkompetisi dengan para kompetitor global. Disamping itu, sistem ekonomi dunia yang semakin terintegrasi berakibat meningkatnya kerentanan organisasi terhadap efek domino dari permasalahan ekonomi dan politik dunia. Dalam hal ini masalahnya adalah bagaimana perusahaan memahami dengan tepat kondisi global melalui informasi yang akurat, melakukan analisis yang memadai dalam menerjemahkan konten dan konteks informasi tersebut serta merespon dengan cepat dan akurat.

  1. Inovasi

Riset menunjukan bahwa sangat sedikit perusahaan, bahkan perusahaan – perusahaan besar sekalipun yang telah berhasil mengembangkan budaya inovasi dalam organisasinya, meskipun para CEO terus berjuang untuk melakukan hal tersebut. Masalahnya adalah bagaimana menghilangkan ketakutan di dalam organisasi terhadap tuntutan untuk senantiasa berfikir dan bertindak kreatif dan inovatif. Sedangkan di sisi lain, adalah bagaimana mengendalikan kreatifitas dan inovasi tersebut agar tidak menimbulkan efek yang dapat merugikan perusahaan.

  1. Regulasi

Dari perspektif pelaku bisnis, keberadaan suatu peraturan atau regulasi dapat menguntungkan atau merugikan, tergantung jenis bisnis dan bagaimana respon organisasi terhadap regulasi tersebut. Banyak perusahaan yang berkembang dengan adanya regulasi – regulasi baru, misalnya regulasi tentang proteksi bidang usaha kecil atau regulasi tentang kebutuhan produk dan jasa tertentu yang dapat disediakan oleh perusahaan. Sebaliknya, tidak sedikit juga perusahaan yang hancur karena tidak mampu memenuhi standar – standar usaha yang terdapat dalam suatu regulasi, misalnya pemenuhan standar lingkungan, atau keliru dalam menerapkan regulasi, misalnya salah atau tidak menerapkan regulasi perpajakan dengan benar. Akibat ketidakpatuhan atau ketidaksanggupan dalam menerapkan regulasi dapat berakibat kepada berbagai konsekuensi hukuman, seperti tuntutan pembayaran denda atau bahkan penghentian operasi oleh aparat penegak hukum. Tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan terhadap permasalahan regulasi adalah bagaimana memahami dampaknya terhadap bisnis dan meresponnya dengan benar dan cerdas.

  1. Teknologi

Ketika perkembangan teknologi begitu pesat pada zaman sekarang, amatlah sulit bagi perusahaan untuk senantiasa merespon perkembangan tersebut dengan mengadopsinya dalam operasi bisnis. Padahal, kompetitor mungkin saja memanfaatkan perkembangan tersebut untuk menyalip bisnis perusahaan. Misalnya, hampir setiap tahun muncul versi terbaru teknologi informasi/TI dalam berbagai bentuk aplikasinya. Perusahaan tidak semestinya merespon perkembangan tersebut dengan selalu mengganti aplikasi yang sedang digunakan, tanpa pertimbangan bisnis yang memadai. Masalahnya adalah bagaimana menyusun strategi jangka panjang dalam mengelola teknologi yang seimbang antara kebutuhan, investasi dan manfaat yang diperoleh dari adanya suatu teknologi dapat selalu terjaga. Disamping itu, bagaimana perusahaan dapat mengambil keuntungan dari perkembangan teknologi yang terkadang diluar perkiraan.

  1. Keberagaman

Dalam kebanyakan organisasi besar, sumberdaya manusia biasanya terdiri dari berbagai latarbelakang pendidikan, pengetahuan, keahlian, karakter, bahkan suku bangsa. Kondisi ini membawa konsekuensi kepada sulitnya untuk mencapai kesepakatan dalam merumuskan dan mengeksekusi suatu keputusan. Akibatnya adalah potensi konflik dan keterlambatan proses yang dapat merugikan perusahaan. Di sisi lain, keberagaman pengetahuan dan lainnya merupakan kekuatan potensial bagi perusahaan jika dapat memberdayakannya melalui mekanisme kohesi, kolaborasi dan berbagi pengetahuan demi kepentingan perusahaan. Dengan demikian, masalahnya adalah bagaimana mengidentifikasi, mendefinisikan dan memberdayakan keberagaman, baik pengetahuan dan berbagai potensi lainnya guna meraih keuntungan perusahaan.

  1. Kompleksitas

Kompleksitas dapat dipahami sebagai banyaknya variabel yang mempengaruhi suatu permasalahan. Faktanya sekarang adalah, dunia menjadi semakin kompleks, begitu juga dengan bisnis. Ketika ekonomi dunia semakin terintegrasi secara geografis dan juga semakin terkait dengan berbagai isu – isu non ekonomi, seperti politik dan budaya, maka berbagai variabel ekonomi dan non ekonomi dapat mempengaruhi pertimbangan bisnis. Kabar baiknya adalah, perkembangan TI cukup membantu menyederhanakan kompleksitas bisnis. Meskipun perlu dipahami bahwa semakin kompleks kegiatan bisnis, semakin sulit mengembangkan TI yang memiliki kemampuan untuk menyederhanakan dan memudahkan pelaku bisnis mengelola kegiatan mereka. Terkait dengan kompleksitas, masalahnya adalah bagaimana organisasi bisnis dapat menerapkan pendekatan yang berorientasi sistem dalam menganalisis, merancang dan menyederhanakan proses bisnisnya, sehingga dapat meminimalisir kompleksitas tersebut.

  1. Informasi Sampah

Dunia semakin transparan dengan perkembangan TI sehingga banyak dinamika peristiwa dalam berbagai aspek kehidupan dan di berbagai lokasi terpapar lewat TI. Hasilnya adalah, gunungan informasi, baik yang berguna maupun yang tidak atau informasi sampah, akan terekam dan tersebar dalam waktu yang sangat singkat. Sebuah laporan survey menunjukan bahwa pada bulan Maret 2010, lalu lintas internet dunia mencapai 21 exabyte – 21 juta terabyte. Pada tahun 2016, diperkirakan lalu lintas internet global akan mencapai 1,3 zettabyte. Setiap hari, 2,5 quintillion bytes data dihasilkan. Dengan kondisi seperti ini, masalah bagi organisasi bisnis maupun orang – orang yang terlibat dengannya adalah bagaimana menyikapi limpahan informasi ini dengan mengambil yang berguna dan menyaring sampahnya, kemudian mengolahnya menjadi pengetahuan yang bernilai bagi perusahaan.

  1. Rantai Pasokan

Permasalahan rantai pasokan sangat erat kaitannya dengan ketidakpastian yang terjadi dalam dunia bisnis. Semakin dapat diprediksi permintaan dari pelanggan, semakin mudah menentukan jenis dan jumlah persediaan yang harus disiapkan. Faktanya, sangat sulit untuk memprediksi permintaan pelanggan karena persaingan yang ketat dan selera konsumen yang berubah – ubah. Di sisi lain, ketersediaan barang dari pemasok juga semakin sulit untuk diprediksi karena faktor kelangkaan sumber daya dan faktor lainnya. Sementara itu, perusahaan perlu meminimalisir persediaan untuk tujuan efiensi. Kondisi ini menimbulkan permasalahan yang harus dikelola sebaik mungkin, yaitu bagaimana mengembangkan strategi pengadaan yang dapat menyeimbangkan resiko antara penyediaan kebutuhan penjualan dengan ketersediaan barang dari pemasok.

  1. Keahlian Penanganan Masalah

Jika masalah – masalah pada nomor satu sampai dengan nomor sembilan adalah masalah utama dalam organisasi bisnis, plus berbagai masalah lain yang tidak termasuk dalam peringkat di atas, maka ketidakmampuan memecahkan permasalahan dengan solusi yang tepat adalah kunci semua masalah yang dapat membawa kepada kehancuran. Oleh karena itu, masalah terbesar bagi organisasi adalah bagaimana mempersiapkan seluruh elemen organisasi dengan seperangkat metodologi penanganan masalah yang membuat elemen organisasi memiliki keahlian mengidentifikasi, mendefinisikan dan menganalisis permasalahan serta menemukan solusi dengan cepat dan tepat, apapun jenis masalahnya.

Bersambung

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *