Muhammad Al Gamal, SE. Ak, MA, CA, Cert. DA.
(Advisor & Senior Consultant pada Center for e-Accountability System/CeAS)
Pengenalan SOP
Prosedur Operasi Standar/Standard Operating Procedure (SOP) sangat penting agar departemen keuangan dan akuntansi dapat berfungsi dengan efisien dan efektif. SOP berperan sebagai seperangkat pedoman dan instruksi yang menstandardisasi proses, meminimalkan kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan secara keseluruhan. Dalam tulisan ini, kita akan membahas langkah-langkah penting untuk merancang SOP keuangan dan akuntansi yang efektif yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan keuangannya, menjaga transparansi dan akurasi dalam pelaporan keuangan. Untuk mengantisipasi kesalahan, maka sebelum pembahasan mengenai langkah penyusunan SOP, terlebih dahulu akan diuraikan hal apa saja yang seharusnya dihindari pada saat penyusunan SOP.
Kesalahan Umum
Dalam menyusun prosedur operasi standar (SOP) yang efektif adalah penting untuk menghindari beberapa kesalahan berikut ini:
- Kurang jelas. Menulis instruksi yang tidak jelas atau ambigu. Hal ini dapat menyebabkan pengguna salah menafsirkan instruksi, sehingga menyebabkan kesalahan atau kelalaian. Oleh karena itu penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam menguraikan langkah demi langkah petunjuk pelaksanaan.
- Mengabaikan Langkah Penting. Mengabaikan langkah-langkah penting dapat menjadi masalah karena prosedur yang tidak lengkap dapat mengakibatkan tugas tidak selesai. Oleh karena itu, pastikan semua langkah yang diperlukan telah disertakan dalam SOP.
- Kompleksitas. Membuat prosedur menjadi terlalu rumit dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan. Solusinya adalah sedapat mungkin menyederhanakan prosedur tanpa mengorbankan tujuan secara keseluruhan.
- Kurangnya Pembaruan. Kegagalan memperbarui SOP secara berkala akan berakibat prosedur menjadi “out of date” dan tidak efektif. Solusinya adalah dengan menetapkan proses review rutin dan melakukan revisi SOP jika diperlukan.
- Mengabaikan Pengendalian. Tidak memasukan aktivitas pengendalian atau penilaian risiko dapat menyebabkan kegagalan dalam mencapai tujuan prosedur. Solusinya adalah mengaitkan SOP dengan aktivitas penilaian risiko, bila diperlukan.
- Kurangnya Pelatihan. Dengan asumsi pengguna akan memahami SOP tanpa pelatihan dapat berakibat orang yang tidak berpengalaman atau tidak terlatih mungkin tidak mengikuti prosedur dengan benar. Solusinya adalah dengan memberikan pelatihan yang tepat dan memastikan pengguna memahami SOP.
- Tidak Mempertimbangkan Potensi Masalah. Kegagalan mengatasi potensi masalah atau masalah yang mungkin timbul selama prosedur dijalankan dapat berakibat pengguna mengalami kebuntuan jika terjadi masalah. Solusinya adalah dengan mempertimbangkan potensi masalah, langkah-langkah pemecahan masalah beserta solusinya.
- Tidak Mendokumentasikan Perubahan. Membuat perubahan pada prosedur tanpa mendokumentasikannya akan berakibat sulitnya melacak revisi dan menjaga konsistensi. Solusinya yaitu dengan mendokumentasikan semua perubahan dan pembaruan SOP serta menerapkan kontrol atas versi dokumen SOP.
- Tidak Melibatkan Pemangku Kepentingan. Membuat SOP tanpa masukan dari pihak-pihak yang akan menggunakannya dapat berakibat pengguna menganggap prosedur ini tidak praktis atau tidak relevan. Oleh karena itu penting untuk berkolaborasi dengan pemangku kepentingan terkait selama proses desain.
- Kurangnya Akuntabilitas. Tidak menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk pelaksanaan dan pemeliharaan SOP dapat mengakibatkan SOP tanpa kepemilikan yang jelas dan menjadi terabaikan. Solusinya adalah dengan menunjuk individu atau tim yang bertanggung jawab atas SOP dan membuat mekanisme akuntabilitas atas fungsi pengembangan SOP.
- Mengabaikan Hukum dan Peraturan. Tidak memastikan bahwa SOP mematuhi standar hukum dan peraturan tertentu yang relevan dapat mengakibatkan masalah hukum dan denda. Oleh karena itu perlu menyelaraskan SOP secara berkala dengan peraturan perundang-undangan dan ketentuan lainnya yang berlaku.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini ketika merancang SOP sangat penting untuk memastikan bahwa SOP tersebut memenuhi tujuan yang dimaksudkan secara efektif dan berkontribusi terhadap lingkungan kerja yang produktif dan efisien. Setelah memahami kesalahan yang harus dihindari pada penyusunan SOP, selanjutnya kita akan membahas bagaimana proses penyusunan SOP keuangan dan akuntansi yang efektif.
Langkah Penyusunan SOP yang Efektif
Berikut ini adalah langkah-langkah penyusunan SOP keuangan dan akuntansi yang efektif.
- Menilai Proses Saat Ini. Lakukan penilaian menyeluruh terhadap proses keuangan dan akuntansi saat ini dan identifikasi area yang memerlukan perbaikan atau standardisasi, seperti hutang, piutang, penganggaran, pelaporan keuangan, dan audit.
- Dokumentasikan Proses Saat Ini. Sebelum merancang SOP baru, dokumentasikan proses yang ada untuk setiap fungsi keuangan dan akuntansi. Hal ini mencakup pemetaan proses yang terlibat dan langkah-langkahnya, personel yang bertanggungjawab, alat atau perangkat lunak yang digunakan, dan kendala atau hambatan apa pun dalam proses tersebut. Dokumentasi ini memberikan dasar untuk perbaikan proses.
- Tentukan Tujuan dan Hasil. Untuk setiap proses yang teridentifikasi, tentukan dengan jelas tujuan dan hasil yang diharapkan. Apa yang ingin dicapai dengan SOP. Misalnya, dalam proses hutang dagang, tujuannya mungkin untuk memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat kepada vendor sekaligus meminimalkan kesalahan dan kecurangan.
- Analisis Persyaratan Peraturan. Keuangan dan akuntansi adalah bidang yang diatur secara ketat, dan penting untuk memastikan bahwa SOP harus mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang relevan. Hal ini dapat mencakup peraturan perpajakan, standar pelaporan keuangan (misalnya SAK atau IFRS), dan peraturan khusus industri.
- Libatkan Pemangku Kepentingan. Libatkan pemangku kepentingan utama, termasuk staf keuangan dan akuntansi, manajer, dan personel dari fungsi-fungsi lainnya dalam proses pengembangan SOP. Kumpulkan masukan dan wawasan mereka untuk memastikan kelayakan prosedur tersebut.
- Standarisasi Prosedur. Berdasarkan dokumentasi proses saat ini dan persyaratan kepatuhan, buatlah prosedur standar untuk setiap proses keuangan dan akuntansi. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas untuk menguraikan setiap langkah, sehingga mudah diikuti oleh karyawan. Sertakan poin keputusan, alur kerja persetujuan, dan formulir atau template apa pun yang diperlukan.
- Tetapkan Tanggung Jawab. Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab dalam setiap SOP. Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memulai, meninjau, menyetujui, dan melaksanakan setiap langkah proses. Akuntabilitas ini memastikan bahwa tugas dapat diselesaikan dengan benar dan tepat waktu.
- Menerapkan Kontrol. Untuk meminimalkan kesalahan dan kecurangan, sertakan pengendalian internal dalam SOP. Pengendalian ini dapat mencakup pemisahan tugas, otorisasi ganda, proses rekonsiliasi, dan audit rutin. Kontrol sangat penting untuk menjaga aset keuangan dan menjaga integritas data keuangan.
- Sertakan Daftar Periksa (Checklist) dan Formulir. Memasukkan daftar periksa dan formulir ke dalam SOP jika diperlukan. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa setiap langkah diselesaikan secara akurat dan konsisten.
- Uji Coba. Sebelum penerapan penuh, pertimbangkan untuk menguji coba prosedur baru dengan tim kecil atau dalam skala terbatas. Hal ini memungkinkan untuk mengidentifikasi masalah atau area yang masih perlu perbaikan.
- Umpan Balik dan Iterasi. Kumpulkan umpan balik dari staf selama fase uji coba dan lakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap SOP. Terus sempurnakan prosedur berdasarkan umpan balik di dunia nyata.
- Pelatihan dan Komunikasi. Setelah merancang dan menyelesaikan SOP, berikan pelatihan kepada seluruh personel terkait. Pastikan karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam setiap proses. Komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan penerapan SOP.
- Pemantauan dan Kepatuhan. Membangun sistem untuk memantau kepatuhan terhadap SOP. Secara berkala meninjau dan mengaudit proses keuangan untuk memastikan bahwa prosedur diikuti dengan benar.
- Perbaikan Terus Menerus. Secara teratur meninjau kembali dan memperbarui SOP guna mendorong budaya perbaikan berkelanjutan dalam departemen keuangan dan akuntansi.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan memupuk budaya kepatuhan terhadap SOP, organisasi akan dapat menerapkan Prosedur Operasi Standar Keuangan dan Akuntansi secara efektif, yang mengarah pada peningkatan akurasi informasi keuangan, kepatuhan, dan efisiensi operasional secara keseluruhan dalam organisasi.
Kesimpulan
Merancang SOP keuangan dan akuntansi yang efektif sangat penting untuk menjaga transparansi, akurasi, dan kepatuhan keuangan dalam suatu organisasi. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam tulisan ini dan menghindari kesalahan yang biasa terjadi, akan dihasilkan suatu SOP yang menyederhanakan proses, meminimalkan risiko, dan berkontribusi terhadap keberhasilan departemen keuangan dan akuntansi secara keseluruhan. Satu hal yang perlu diingat bahwa SOP adalah dokumen yang hidup yang efektivitasnya bergantung pada review secara berkala agar dapat beradaptasi dengan perubahan keadaan.